חלק א׳ — מבוא ושימוש כללי במערכת

א.1 על המדריך הזה

מדריך זה נועד לכל עובדת ועובד ב-Sepros. המטרה היא לתת תמונה מלאה של אופן העבודה ב-CRM של Monday.com שהוטמע במשרד, ברמה שתאפשר לכל אחד ואחת להרים את המערכת, לתעד נכון ולעבוד בשטף ללא שאלות מיותרות.

המדריך בנוי בהפרדה ברורה בין מה שכולם עושים לבין מה שכל מחלקה עושה. ככה כשאתם קוראים את פרק המחלקה שלכם לא תצטרכו לעבור שוב על הסברים כלליים שכבר ראיתם.

• חלק א׳ — מה שכל עובד צריך לדעת על המערכת עצמה (ניווט, קבצים, התראות).
• חלק ב׳ — כל תהליכי המכירות והלקוחות (פתיחת לקוח, איש קשר, ליד, הזדמנות, הזמנה, קליטה).
• חלק ג׳ — פרק נפרד לכל מחלקת תפעול (סטודיו, PPC, טכני, סושיאל, ניהול לקוח, פיתוח עסקי).
• חלק ד׳ — בורדים מרכזיים החוצים את כל המחלקות (פרויקטים, בריפים, תוכניות מדיה, ספקים).
• חלק ה׳ — מחלקת כספים.
• חלק ו׳ — אוטומציות פנימיות.
• חלק ז׳ — הרגלי עבודה מומלצים ושאלות נפוצות.

א.2 כניסה למערכת והסביבה הראשית

הכניסה ל-Monday.com מתבצעת בכתובת monday.com עם המייל הארגוני שלכם ב-sepros.co.il. אחרי הכניסה אתם נופלים על הדשבורד שלכם. בסרגל השמאלי של המסך תראו:

• סמל הבית — חוזר לדשבורד הראשי.
• סמל ה-Inbox — כל ההתראות, האיזכורים והעדכונים שנוגעים אליכם.
• סמל המשימות שלי — ריכוז של כל הפריטים בכל הבורדים שבהם אתם ה-Owner או ה-Person.
• סמל החיפוש — חיפוש חוצה-מערכת.
• רשימת מרחבי העבודה (Workspaces) — המרחב העיקרי שלנו נקרא Sepros - TOPME. כל הפעילות שלנו שם.

במרחב Sepros - TOPME מסודרות כל התיקיות. תיקייה (Folder) היא אוסף של בורדים המשויכים לאותה מחלקה או תחום. הבורדים (Boards) הם הטבלאות עצמן שבהן מתנהלת העבודה. הם בנויים מקבוצות (Groups) של פריטים (Items) ולכל פריט יכולים להיות תת-פריטים (Sub-items).

מבנה התיקיות במרחב העבודה

בורדים מרכזיים שחיים בשורש המרחב (לא בתוך תיקייה)

• בורד פרויקטים — הבורד הכי מרכזי באופן התפעולי. כל הזמנה חתומה פותחת כאן פרויקט, והפרויקט מוביל לפתיחת מיני-פרויקטים בכל מחלקה רלוונטית.
• טפסי בריפים — בורד שמרכז את כל הבריפים שמילאו הלקוחות. בריף חדש מצורף אוטומטית לפרויקט ולמיני-פרויקט של המחלקה הרלוונטית.
• תוכניות מדיה — ריכוז תוכניות המדיה החודשיות.
• מוצרים ושירותים — הקטלוג של Sepros. המחירים והתמחירים נקשרים מפה להצעות המחיר.
• ערוצים — רשימת הערוצים הדיגיטליים (מטא, גוגל, טיקטוק וכד׳). משמש לסיווג פעילויות ותקציבים.
• ספקים — רשימת הספקים החיצוניים והתוכנות בהן אנחנו משתמשים.

א.3 ניווט בתוך בורד

ברגע שפתחתם בורד, תראו אותו מחולק לקבוצות (Groups). הקבוצות מסמנות שלבים או סטטוסים כלליים של הפריטים, למשל: ״לידים חדשים״, ״לידים מאושרים״, ״לידים שנדחו״. בתוך הקבוצה יש פריטים (שורות). לכל פריט עמודות: סטטוס, אחראי, תאריכים, קישורים לבורדים אחרים וכד׳.

כדי לפתוח פריט בתצוגה מלאה לחצו על שם הפריט או על סמל ההרחבה משמאל לשורה. נפתח Item View עם לשוניות:

• Updates — עדכונים ושיחה פנימית על הפריט. כאן מתנהלת ההתכתבות הצוותית.
• Files — קבצים שצורפו לפריט.
• Activity log — כל מה שקרה על הפריט — מי שינה סטטוס, מתי, מה היה הערך הקודם.
• Info boxes — בורדים מסוימים (כמו הזדמנויות, פרויקטים) מכילים לשוניות מידע מובנות.
• לשונית Sub-items — אם הפריט תומך בתת-פריטים (לדוגמה בבורדי פרויקטון), תראו כאן את כל תת-המשימות שלו.

תצוגות (Views)

לכל בורד יש כמה תצוגות שונות של אותם נתונים. בראש הבורד, מעל שורת הכותרות, יש לשוניות של תצוגות. מי שעובד בבורד יעבור בין:

• Main Table — טבלת הבורד הרגילה.
• Kanban — תצוגה ויזואלית של עמודות סטטוס.
• Timeline / Gantt — כרונולוגיה של משימות לפי תאריכים.
• Calendar — תצוגת יומן.
• Forms — טפסים פומביים שמזינים לבורד (נפוצים בלידים ובבריפים).

א.4 עבודה עם פריט — העבודה היומיומית שלכם

עדכון סטטוס וערכים

לחיצה על עמודה בתוך שורה פותחת אפשרויות שינוי. בסטטוסים יש צבע וטקסט מוגדרים מראש — אין לפתוח סטטוסים חדשים בעצמכם. אם חסר לכם ערך סטטוס, פנו למנהל המערכת.

עמודות Person (אחראי) מקבלות משתמש או צוות. עמודות Date מקבלות תאריך יחיד; עמודות Timeline מקבלות טווח. עמודות Numbers מקבלות מספרים בלבד — אם הקלדתם טקסט המערכת מתעלמת.

עדכונים (Updates) — הערוץ התיעודי של הפריט

ה-Updates הם המקום לכל תקשורת צוותית על הפריט: הערות, שאלות, סיכומי שיחות. כל עדכון יודע:

• לתייג אנשים (@שם) — הם יקבלו Notification.
• להגיב עם תמונות וקבצים.
• לקבל Replies — שרשרת של תגובות על עדכון אחד.
• להפוך ל-Like / Reaction.

קבצים (Files)

אפשר לצרף קבצים לפריט בשתי דרכים: דרך עמודת Files, או כצירוף לעדכון. ההבדל:

• עמודת Files — קבצים קבועים של הפריט. למשל: הצעת המחיר החתומה של הזדמנות, קובץ בריפ של פרויקט, נכסי מותג של לקוח.
• קובץ בעדכון — קבצים של דיון שוטף. למשל: סקיצה שנשלחה לאישור, צילום מסך לבדיקה.

קישורים בין פריטים (Connect Boards + Mirror)

אחד המנגנונים החשובים במערכת הוא קישור בין בורדים. עמודת Connect Boards מחברת פריט לפריט אחר בבורד שני. עמודת Mirror מושכת ערכים מהפריט המקושר ומציגה אותם אצלנו — בלי לשכפל מידע.

דוגמה: בבורד הזדמנויות יש עמודת חיבור ללקוח. בבורד פרויקטים יש Mirror שמושכת את שם הלקוח, תחומי העניין, פרטי יצירת קשר — הכל נשאב מהלקוח המקושר. כשמעדכנים את הלקוח המקור, הנתונים מתעדכנים בכל הבורדים שדוגמים ממנו.

א.5 התראות, איזכורים וחיפוש

תיבת ה-Inbox

כל פעילות שנוגעת אליכם — Mention, שינוי סטטוס בפריט שאתם Owner, משימה שהוקצתה אליכם — מגיעה לתיבת ה-Inbox. בדיקת Inbox פעם פעמיים ביום היא חובה.

• Unread — חדש.
• I was mentioned — איזכורים שלי בלבד.
• All updates — הכל.

התראות בדסקטופ ובמייל

מומלץ לאפשר Notifications בדפדפן (Chrome/Edge) כדי לקבל התראות ברגע שמגיע איזכור. בהגדרות הפרופיל האישי ניתן לבחור אילו סוגי אירועים שולחים גם מייל.

חיפוש חוצה-מערכת

לחיצה על סמל החיפוש או Ctrl+K פותחת חיפוש שמצליב על פני כל המרחב. חפשו לפי שם לקוח, שם פרויקט, טקסט מתוך עדכון, או מספר הזמנה.

א.6 ניהול קבצים — איפה שומרים מה

ב-Sepros שילוב של מאנדיי עם SharePoint משמש לכל תיעוד הקבצים של הלקוחות. החלוקה ברורה:

מבנה תיקיית לקוח ב-SharePoint

• 01 — Branding (לוגו, גופנים, ספר מותג, קבצי צבע)
• 02 — Marketing (חומרי שיווק קיימים, מצגות, תמונות של מוצרים)
• 03 — Media (צילומים, סרטוני וידאו, צילומי ימי צילום)
• 04 — Briefs (עותקים של בריפים שהתקבלו)
• 05 — Deliverables (מה שמסרנו ללקוח — גרפיקה סופית, סרטונים סופיים, דוחות)
• 06 — Agreements (הזמנות חתומות, הסכמים, NDA)
• 07 — Invoices (חשבוניות לחיוב)

א.7 הרשאות — מי רואה מה

• Admin — מנהלי המערכת. רואים ועושים הכל. ב-Sepros: שי, TOPME ומנהל המערכת הפנימי.
• Member — משתמש רגיל. עורך פריטים, יוצר פריטים, כותב עדכונים. לא משנה אוטומציות או מבנה בורד.
• Viewer / Guest — משתמש שצופה בלבד. משמש ללקוחות במקרים ספציפיים של שיתוף בורד.

א.8 אינטגרציות חיצוניות

א.9 סיכום חלק א׳

בשלב זה אתם יודעים איך מתנהלים ב-Monday ברמה הכללית: להיכנס, למצוא את הבורד הנכון, לעדכן פריטים, לקרוא התראות, לתייג עמיתים, לצרף קבצים ולעבור בין תצוגות. זה הבסיס. מכאן אנחנו צוללים למחלקות.

חלק ב׳ — מחלקת מכירות (Sales)

ב.1 סקירה כללית

מחלקת המכירות אחראית על כל מחזור החיים של הלקוח החל מהרגע הראשון שבו הוא נכנס למערכת כליד ועד הרגע שבו ההזמנה החתומה שלו פותחת פרויקט תפעולי. הבורדים שמכירות מחזיקה בתיקיית ״מכירות״:

• לידים
• הזדמנויות
• לקוחות
• אנשי קשר
• הזמנות
• קליטת לקוחות
• טפסי קליטה

ב.2 מבנה ה-Pipeline המלא

1. ליד נכנס למערכת — מאתר, מטופס, מהפנייה, מקמפיין, מ-LinkedIn, או דרך הקלדה ידנית.
2. מתבצע תיעוד ליד — סטטוס, מקור, אזור עניין, תעשייה. בודקים אם זה לא לקוח קיים.
3. הליד מאושר — הופך מ״ליד״ ל״הזדמנות״ אוטומטית.
4. נקבעת שיחה ראשונית עם הלקוח. ההזדמנות עוברת בסטטוסים השונים.
5. מפיקים הצעת מחיר.
6. ההצעה חוזרת חתומה.
7. נפתח לקוח חדש בבורד הלקוחות (אם זה לקוח חדש).
8. ההזדמנות מתפרקת לפרויקטים. לכל מוצר/שירות בהצעה החתומה נוצרת הזמנה.
9. ההזמנה החתומה פותחת פרויקט בבורד הפרויקטים.
10. הפרויקט פותח מיני-פרויקטים בכל המחלקות הרלוונטיות.
11. בו-זמנית מתחיל תהליך קליטת לקוח (Onboarding).
12. העבודה השוטפת מתחילה במחלקות התפעול.
13. בהמשך, כשמזהים פוטנציאל אפסייל, פותחים הזדמנות חדשה — או מהליד / פנייה חדשה, או מבורד הפרויקטים (זרימת אפסייל מהירה).

ב.3 בורד לידים (Leads)

מבנה הבורד

בבורד הלידים יש קבוצות לפי סטטוס: ״לידים חדשים״, ״לידים מאושרים״ ו-״לידים שנדחו״. כל ליד הוא פריט בודד.

איך נכנסים לידים לבורד

• טופס לידים באתר — Webhook ישירות לבורד.
• טופס לידים ב-Monday — Form View של הבורד שאפשר לשתף.
• ידנית — איש מכירות ב-+ Add Item.
• Email Integration — העברת מייל לכתובת ייעודית של הבורד.
• אינטגרציה עם קמפיין — לידים מ-Meta / Google דרך Zapier / Make.

טיפול בליד שלב-אחר-שלב

1. הליד נכנס לקבוצה ״לידים חדשים״ עם סטטוס ״ליד חדש״.
2. איש המכירות האחראי מקצה את עצמו לעמודת איש מכירות.
3. בודקים את שדה ״בדיקת כפילות״ — אם הלקוח כבר קיים, מעבירים לסטטוס ״כפול״.
4. מתקשרים ללקוח / שולחים מייל ראשוני. סטטוס ל-״נכנס לתהליך״.
5. ממלאים את כל הפרטים החסרים: אזור עניין, תעשייה, תקציב, מי הפנה.
6. כותבים בתיעוד (Updates) סיכום קצר של השיחה.
7. מקבלים החלטה: מתאים? מאשרים. לא? דוחים עם סיבה.

אוטומציה: ליד מאושר → הזדמנות חדשה

1. נוצר פריט חדש בבורד הזדמנויות.
2. הפרטים מהליד מועתקים אוטומטית להזדמנות.
3. הסטטוס הראשוני: ״הזדמנות חדשה״.
4. מקור פתיחת הזדמנות: ״ליד״.
5. איש המכירות שטיפל בליד הופך לאחראי על ההזדמנות.
6. הליד נשאר בבורד הלידים, מקושר להזדמנות שנוצרה.

ב.4 בורד הזדמנויות (Opportunities)

15 סטטוסי ה-Pipeline

שלב הצעת המחיר — בפירוט

1. נכנסים להזדמנות בלחיצה על שמה.
2. בעמודת ״טמפלט הצעת מחיר״ לוחצים על הלחצן. נפתח מסמך מבוסס תבנית.
3. בתבנית כבר מולאו אוטומטית: שם הלקוח, איש הקשר, פרטי החברה.
4. איש המכירות עורך את גוף ההצעה: מוצרים, מחירים, הנחות, תנאי תשלום.
5. לוחצים על ״יצירת PDF להצעה״. נוצר PDF סופי.
6. עוברים לסטטוס ״הופקה הצעת מחיר״.
7. בקרת איכות — ראש מכירות / שי בודק.
8. לוחצים על ״שליחת הצעה ללקוח״. נפתח מייל מוכן (Outlook).
9. סטטוס ל-״הצעת מחיר נשלחה״ ואז ל-״ממתין לחתימת הלקוח״.
10. ההצעה החתומה — מעלים לעמודת ״קובץ הצעה חתום״, סטטוס ל-״התקבלה הצעת מחיר חתומה״.

פירוק להזמנות

1. לכל מוצר / חבילה בהצעה תיווצר הזמנה נפרדת.
2. כל הזמנה מקושרת לפריט המתאים בבורד מוצרים ושירותים.
3. ברגע שהמחלקה מאשרת את ההזמנה — מתחיל תהליך קליטת לקוח.

ב.5 בורד לקוחות (Customers)

קבוצות בבורד הלקוחות

• לקוחות פעילים — עם פרויקט פעיל כרגע.
• לקוחות פוטנציאליים — הזדמנויות פתוחות אבל אין עוד פרויקט.
• לקוחות לא פעילים — עבדנו איתם בעבר.

פתיחת לקוח חדש — מתי וכיצד

ברוב המקרים פותחים אוטומטית מהצעת מחיר חתומה. פתיחה ידנית תהיה בלקוח שמגיע מהפניה אישית או בפרויקט קצר נדיר.

1. + Add Item, רושמים את שם הלקוח.
2. ממלאים את כל הפרטים הבסיסיים.
3. יוצרים את אנשי הקשר בבורד אנשי קשר ומחברים.
4. ממנים מנהל לקוח אחראי.

לחצן ״צור הזדמנות חדשה״

1. לוחצים על הכפתור.
2. נפתח חלון: שם להזדמנות, אזור עניין, תיאור.
3. ההזדמנות נוצרת עם פרטי הלקוח מקושרים ומקור = ״מלקוח קיים״.
4. איש המכירות שאחראי על הלקוח ממשיך מכאן.

ב.6 בורד אנשי קשר (Contacts)

ב.7 בורד הזמנות (Orders)

סטטוסי הזמנות

• ממתינות לאישור — נוצרו אוטומטית מהחתימה.
• בקליטת לקוח — אושרו, ממתינות לסיום קליטה.
• בתהליך — קליטה הסתיימה, פעילות בפועל.
• אושרו / נסגרו — סוף החיים.
• נתקעו — דורשות התערבות.

מסלול ההזמנה

1. הזמנה נוצרת אוטומטית עם החתימה.
2. מנהל לקוח / שי מאשר.
3. ״צור פרויקט״ → פותח פרויקט בבורד פרויקטים.
4. נפתח במקביל פריט בקליטת לקוחות (לקוח חדש).
5. קליטה הסתיימה → סטטוס ״בתהליך״, מחלקות מתחילות לעבוד.
6. סיום → ״אושרה / נסגרה״ → לחיוב סופי.

ב.8 בורד קליטת לקוחות (Client Onboarding)

קבוצות הסטטוס

• חדש — נפתח עכשיו.
• בתהליך מילוי — הלקוח התחיל למלא טפסים.
• מאושר ומוכן — כל המידע התקבל.
• דורש מעקב — חסר מידע.

תהליך הקליטה שלב-אחר-שלב

1. ההזמנה אושרה — קליטת לקוחות פותחת אוטומטית פריט חדש.
2. מנהל קליטה / מנהל לקוח מקבל את הפריט.
3. שולחים ללקוח את טופס הקליטה (Form View).
4. הלקוח ממלא — כל שדה ממלא ערך מתאים.
5. מנהל קליטה עובר על כל שדה ובודק תקינות.
6. פתיחת תיקיית לקוח ב-SharePoint (אוטומטית).
7. העברת הנכסים מהטופס לתיקיית SharePoint.
8. יצירת חשבונות / קבלת גישות (מטא, גוגל, TikTok, אתר).
9. הקצאת חשבון מנהל מודעות (BM) ב-Meta.
10. בדיקת תקינות — האם הצוות מצליח להיכנס.
11. שינוי סטטוס ל-״מאושר ומוכן״. כל המחלקות יכולות להתחיל.

טפסי קליטה (Onboarding Forms)

בורד נלווה שמכיל את כל גרסאות הטפסים. יש טפסים שונים ל-PPC, סושיאל, סטודיו וכד׳. הטפסים מתעדכנים — אם רואים שאלה לא רלוונטית, מדווחים למנהל המערכת.

ב.9 דשבורד מכירות

• מספר לידים שנכנסו החודש (לפי מקור).
• מספר הזדמנויות פתוחות לפי סטטוס.
• שווי כולל של הזדמנויות פתוחות (Pipeline).
• Conversion rate מליד להזדמנות.
• Conversion rate מהזדמנות לחתימה.
• ביצועים לפי איש מכירות.
• הזמנות חדשות החודש.
• הצעות מחיר תקועות (לא נחתמו אחרי X ימים).

חדשב.10 אפסייל ללקוח קיים — שני המסלולים

מסלול א׳: הזדמנות מבורד הלקוחות (קלאסי)

אפסייל יזום על-ידי איש מכירות / מנהל לקוח אחרי שיחה ישירה.

1. בבורד לקוחות, מאתרים את הלקוח.
2. ״צור הזדמנות חדשה״.
3. שם, תיאור, אזור עניין.
4. נוצרת עם מקור = ״מלקוח קיים״.
5. תהליך מכירה רגיל — שיחה, הצעה, חתימה.

מסלול ב׳: אפסייל מבורד הפרויקטים חדש

צוות תפעולי שמזהה אפסייל ורוצה שייכנס למסלול מכירה מובנה בלי לעשות מכירות בעצמו.

1. בבורד פרויקטים — מאתרים את פריט הפרויקט.
2. בעמודת ״תיאור הזדמנות חדשה״ כותבים בקצרה: ״הלקוח רוצה גם סרטון אנימציה לקמפיין של אוקטובר״ / ״ביקש להוסיף פיתוח עמוד נחיתה״.
3. בעמודת ״פתיחת הזדמנות״ משנים את הסטטוס ל-״פתח״.
4. האוטומציה תיצור פריט חדש בבורד הזדמנויות:
   • שם הלקוח, איש הקשר, תחום העיסוק, מנהל הלקוח, היסטוריית עסקאות — מקושרים אוטומטית.
   • שדה ״מקור פתיחת הזדמנות״ = ״פרויקטים״.
   • סטטוס: ״הזדמנות חדשה״.
   • אחראית הזדמנות = קארין (קארין). היא מנהלת את כל ההזדמנויות שמגיעות מהפרויקטים.
   • קישור חזרה לפרויקט שיצר את ההזדמנות.
5. בבורד הפרויקטים השדה ״פתיחת הזדמנות״ מתעדכן ל-״נפתח״.
6. קארין מקבלת התראה ומתחילה את תהליך המכירה הרגיל.
7. חסרים פרטים בעת מילוי? סטטוס יישאר ״חסרים פרטים״ והאוטומציה לא תרוץ — צריך להשלים את התיאור.

השוואה בין המסלולים

ב.11 דוחות ו-Forecast

• דוח Pipeline שבועי.
• דוח חתימות.
• דוח לידים.
• דוח Forecast רבעוני.
• דוח אפסייל.

ב.12 כללי זהב למחלקת מכירות

חלק ג׳ — מחלקות התפעול

ג.0 הקדמה — איך עובדים בכל מחלקה תפעולית

כל המחלקות התפעוליות (סטודיו, PPC, טכני, סושיאל, ניהול לקוח, פיתוח עסקי) חולקות מבנה אחיד: פרויקטון + מנהל משימות. הפרק הזה סוקר תחילה את העקרונות המשותפים, ואז נכנס לפרטים הייחודיים של כל מחלקה.

היחס לבורד פרויקטים

• אל תפתחו ידנית מיני-פרויקט בפרויקטון בלי שיש פרויקט-אם בבורד פרויקטים.
• שינוי סטטוס במיני-פרויקט מתעדכן אוטומטית בפרויקט הראשי.
• אל תוסיפו לקוח חדש דרך הפרויקטון — לקוחות נפתחים רק במחלקת מכירות.

זרימת עבודה כללית בכל מחלקה

1. הזמנה אושרה → פרויקט → המחלקות מקבלות מיני-פרויקט.
2. מנהל המחלקה מקצה Owner ובוחן את הבריף.
3. Owner מפרק למשימות בבורד מנהל משימות.
4. הצוות מבצע לפי תאריכי יעד ועדיפות.
5. סיום משימה → סטטוס ל״הושלם״ / ״לבדיקה״ / ״לאישור לקוח״.
6. עדכוני סטטוס ב-Updates.
7. כל המשימות הושלמו → המיני-פרויקט עובר ל״הושלם״.
8. בורד פרויקטים מקבל את העדכון.
9. מנהל לקוח מסיים את החודש.

תיעוד שעות

בכל משימה רושמים שעות בפועל. רישום מדויק — לא לעגל.

ג.1 סטודיו (Studio)

אחראית על כל החומרים הוויזואליים: עיצוב גרפי, אנימציה, אילוסטרציה, וידאו, תוצרים שיווקיים.

בורדים

• פרויקטון סטודיו
• מנהל משימות סטודיו

סוגי משימות

• עיצוב סטטי — באנרים, פוסטים, פרינטים, ויזואליים לאתר.
• עיצוב מונפש — סרטוני אנימציה, סטוריס מונפנים.
• עריכת וידאו — Reels, TikTok, חומרי יום צילום.
• מיתוג — לוגו, חוברת מותג, שפה ויזואלית.
• עמודי נחיתה (גרפיקה — הקמה אצל טכני).
• פרזנטציות.

זרימת עבודה תפעולית בסטודיו

1. בריף נכנס מהלקוח (טופס בריף) ומגיע למיני-פרויקט בפרויקטון סטודיו.
2. מנהל סטודיו / מנהל מיני-פרויקט בודק את הבריף, מגדיר היקף ומשימות.
3. פותחים משימות: ״סטוריבורד״, ״סקיצה ראשונה״, ״גרסה מתקדמת״, ״גרסה סופית״, ״ייצוא + מסירה״.
4. כל משימה משויכת למעצב/עורך מתאים.
5. עבודה בכלי (Adobe / Figma / After Effects). קבצים גולמיים ב-SharePoint.
6. ייצוא ראשוני (סקיצה) → Files של המשימה + עדכון. תיוג מנהל המיני-פרויקט.
7. בדיקה פנימית. אם מאושרת → סטטוס לאישור לקוח.
8. מנהל הלקוח שולח את הסקיצה ללקוח.
9. הערות לקוח → תיעוד במשימה (Updates) → תיקונים → גרסה חדשה.
10. אישור לקוח → ייצוא סופי → SharePoint תחת 05-Deliverables → סימון משימה כהושלמה.

ניהול קבצי גרפיקה

• גולמיים (PSD, AI, AEP, Figma) → SharePoint, אף פעם לא במאנדיי.
• ייצואים סופיים (JPG, PNG, MP4, GIF) → גם ב-SharePoint וגם ב-Files של המשימה.
• שם קובץ סופי: שם-לקוח_שם-קמפיין_פורמט_v1.png.

ג.2 PPC (קידום ממומן)

קמפיינים בערוצים: Meta, Google, TikTok, LinkedIn, X, Pinterest, ועוד.

בורדים

• פרויקטון PPC
• מנהל משימות PPC

מבנה מיני-פרויקט PPC חודשי

• בניית תוכנית מדיה לחודש.
• יצירת/עדכון קמפיינים.
• בריף לסטודיו על קריאייטיבים נדרשים.
• העלאת קריאייטיבים חדשים.
• מעקב יומי / שבועי.
• אופטימיזציה (קהלים, ביידים, יצירתיים).
• דוח חודשי ללקוח.

זרימת עבודה ב-PPC

1. מיני-פרויקט חודשי נפתח.
2. מנהל PPC קובע תוכנית מדיה.
3. הלקוח מאשר את התוכנית (עדכון במיני-פרויקט).
4. בריף לסטודיו דרך טפסי בריפים.
5. סטודיו מספק קריאייטיבים.
6. מנהל PPC מקים קמפיינים. שם תקני: לקוח_מטרה_פלטפורמה_תאריך_v1.
7. קמפיינים עולים. רושמים IDs / לינקים בפריט המשימה.
8. מעקב יומי. אופטימיזציות לפי הצורך.
9. סקירה שבועית פנימית. בעיה משמעותית → Update למנהל לקוח.
10. בסוף חודש — דוח חודשי. אישור פנימי → ללקוח.

ניהול תקציבים

התקציבים בבורד חלוקת תקציב חודשית. רואים שם תקציב לקוח, תקציב לפלטפורמות, תקציב תפעולי.

דוחות ללקוח

• תקציב מתוכנן vs בפועל לפי ערוץ.
• KPI ראשיים (Conversions, CTR, CPC, ROAS) לפי קמפיין.
• השוואה לחודש קודם.
• תובנות והמלצות.

ג.3 טכני (Technical)

פיתוח קוד והקמת תשתיות דיגיטליות עבור הלקוח.

בורדים

• פרויקטון טכני
• מנהל משימות טכני

סוגי משימות טכניות

• עמודי נחיתה (WordPress / Webflow / Wix / קוד).
• אתרים מלאים.
• אינטגרציות (Pixel של מטא, GA4, GTM, Hotjar, Server-Side Tagging).
• הקמת CRM ללקוח (HubSpot, Monday).
• פיתוח Webhooks ואוטומציות (Zapier / Make / N8N).
• QA של מערכות לקוח.
• SEO טכני.

זרימת עבודה

1. בריף → פרויקטון. מנהל טכני בודק היקף, יוצר משימות.
2. הגדרת אחראי, פלטפורמה, deadline.
3. עבודה בסביבת Staging — לא ב-Production.
4. QA פנימי.
5. Demo ללקוח — Staging.
6. אישור → דחיפה ל-Production.
7. בדיקות אחרי דחיפה.
8. תיעוד טכני ב-SharePoint.

תיעוד פיתוח

• מסמך אפיון.
• מסמך ארכיטקטורה.
• הוראות הפעלה.
• פרטי Hosting / Domain.
• מספרי קטלוג (Pixel IDs, Container IDs).

ג.4 סושיאל (Social)

נוכחות אורגנית ברשתות החברתיות: תוכן, ניהול קהילה, ימי צילום, סטוריס, פוסטים, רילס.

בורדים

• פרויקטון סושיאל
• מנהל משימות סושיאל
• ניהול ימי צילום

מבנה מיני-פרויקט חודשי

• תוכנית תוכן חודשית.
• בריף לקריאייטיבים לסטודיו.
• בריף ליום צילום.
• ביצוע — קופי, סטוריס יומיומיים, פרסום פוסטים.
• ניהול קהילה.
• דוח חודשי.

זרימת עבודה

1. תחילת חודש — מנהל סושיאל / לקוח עובדים על תוכנית.
2. תוכנית עוברת אישור לקוח.
3. קבצים מסטודיו / יום צילום מתואמים.
4. פוסטים נכתבים ומתוזמנים בכלי תזמון (Meta Business Suite, Buffer, Later).
5. סטוריס יומיומיים.
6. ניהול קהילה — תגובות תוך 4-8 שעות.
7. סוף חודש — דוח אנליטי.

ימי צילום (Production Days)

ניהול תוכן וטון דיבור

Tone of Voice document לכל לקוח ב-SharePoint תחת 01-Branding. עיון לפני קופי / סטוריס.

ג.5 ניהול לקוח (Client Management)

הצומת המרכזי בין הלקוח למחלקות. אחראי על תקשורת, הובלה אסטרטגית, הצמדות לתוצאות.

בורדים

• פרויקטון ניהול לקוח
• מנהל משימות ניהול לקוח

תפקידי מנהל לקוח

• קשר שוטף (שיחה שבועית/חודשית).
• הובלת מיני-פרויקטים בכל המחלקות.
• ניהול ציפיות.
• זיהוי הזדמנויות אפסייל ויצירתן (פרק ב.10).
• טיפול בהתנגדויות ובמשברים.
• דוחות חודשיים מסכמים.

פגישת לקוח חודשית

1. הכנה — דוחות PPC / סושיאל / סטטוס פרויקטים.
2. יצירת מצגת / סיכום קצר.
3. תיאום (Outlook → Monday).
4. פגישה.
5. סיכום בעדכון של מיני-פרויקט ניהול לקוח.
6. פירוק החלטות למשימות חדשות.

מעקב סטטוס בריאות לקוח

שדה ״בריאות לקוח״: ירוק (מרוצה), צהוב (סוגיות פתוחות), אדום (סיכון נטישה). מתעדכן ידנית פעם בחודש לפחות.

ג.6 פיתוח עסקי (Business Development)

שווקים חדשים, שותפויות, שירותים נוספים לסל ההצעות. בונה את העתיד.

בורדים

• פרויקטון פיתוח עסקי
• מנהל משימות פיתוח עסקי

דוגמאות ליוזמות

• שירות חדש (ניהול AI agents).
• שותפות עם ספק טכנולוגיה (Klaviyo, Brevo).
• ערוץ מכירה חדש (LinkedIn outbound ל-B2B).
• חבילות תמחור חדשות.

זרימת עבודה

1. יוזמה נרשמת בפרויקטון — תיאור + שווי.
2. הגדרת אבני דרך — מחקר, פגישות, פיילוט, השקה.
3. ביצוע משימות.
4. בדיקת התכנות.
5. אם כן — העברה לתפעול (יצירת מוצר חדש, הכשרת מכירות, חומרי שיווק).

חלק ד׳ — בורדים חוצי-ארגון

ד.1 בורד פרויקטים (Projects)

קבוצות הבורד

• פרויקטים חדשים — בקליטה.
• פרויקטים פעילים — בעבודה שוטפת.
• פרויקטים בהמתנה — ממתינים ללקוח.
• פרויקטים שהושלמו.
• פרויקטים בסיכון.

חדשד.1.1 זרימת אפסייל מבורד הפרויקטים

1. נמצאים בבורד פרויקטים בפריט של הלקוח שעליו זיהיתם פוטנציאל.
2. בעמודת ״תיאור הזדמנות חדשה״ כותבים במשפט אחד מה האפסייל.
3. משנים בעמודת ״פתיחת הזדמנות״ את הסטטוס ל-״פתח״.
4. האוטומציה מייצרת הזדמנות חדשה בבורד הזדמנויות, מחברת לקוח + פרטים, מזהה את הפרויקט-מקור, ומגדירה: מקור = ״פרויקטים״, אחראית = קארין.
5. סטטוס בפרויקט מתעדכן ל-״נפתח״ והקישור ל-הזדמנות שנוצרה מופיע.
6. קארין מקבלת התראה, ממשיכה את תהליך המכירה.

ד.1.2 טיפול שוטף בפרויקט

1. בדיקת קישור לבריף ולהזמנה.
2. הגדרת מחלקות מעורבות.
3. הפרויקטונים פותחים מיני-פרויקטים מקושרים.
4. מעקב שוטף שבועי.
5. סגירת מיני-פרויקטים → סגירת פרויקט → סגירת הזמנה.

ד.2 טפסי בריפים (Briefs)

סוגי טפסים

• בריף לקמפיין PPC.
• בריף לתוכן סושיאל חודשי.
• בריף ליום צילום.
• בריף לעיצוב גרפי (סטטי).
• בריף לעיצוב מונפש / וידאו.
• בריף להקמת עמוד נחיתה.
• בריף לפרויקט מיתוג.

זרימת בריף

1. מנהל לקוח / לקוח ממלא את הטופס.
2. הבריף נכנס כפריט לבורד.
3. האוטומציה משייכת למיני-פרויקט המתאים ולפרויקט-אם.
4. מנהל מיני-פרויקט מקבל התראה.
5. בודק שלמות. חוזר ללקוח להשלמה אם צריך.
6. אישור → פתיחת משימות בבורד מנהל המשימות.

ד.3 תוכניות מדיה (Media Plans)

שינוי תקציב אחרי אישור הלקוח — חייב באישור חדש בכתב.

ד.4 מוצרים ושירותים

ד.5 ערוצים (Channels)

• Meta (Facebook + Instagram)
• Google Ads (Search / Display / YouTube / Shopping / Performance Max)
• TikTok
• LinkedIn
• X (Twitter)
• Pinterest
• Snapchat
• אחרים (Outbrain, Taboola, Programmatic)

ד.6 ספקים (Vendors)

חלק ה׳ — כספים (Finance)

ה.1 סקירה

בורדים:

• מנהל משימות כספים.
• חשבונאות לקוחות.
• חשבונאות ספקים.
• חלוקת תקציב חודשית.

ה.2 מנהל משימות כספים

ה.3 חשבונאות לקוחות (Client Billing)

קבוצות לפי סטטוס תשלום

• חשבוניות שטרם הופקו.
• הופקו וממתינות לתשלום.
• שולמו.
• חורגות.
• בויטלו / זיכוי.

זרימת חיוב טיפוסית

1. הזמנה אושרה → חשבונית בסטטוס ״טרם הופקה״.
2. איש כספים מפיק במערכת חשבוניות.
3. מעלה למאנדיי, סטטוס ל״הופקה״.
4. אוטומציה שולחת ללקוח במייל.
5. מעקב גביה — תאריך עבר → ״חורגת״ + משימת מעקב.
6. אישור תשלום → תאריך + מספר אסמכתא + ״שולמה״.

ה.4 חשבונאות ספקים (Vendor Billing)

זרימת תשלום ספק

1. חשבונית מגיעה → איש כספים יוצר פריט.
2. סטטוס ״התקבלה״.
3. אישור פנימי — מנהל הפרויקט מאשר ב-Updates.
4. ראש כספים / שי מאשר תשלום.
5. העברה.
6. סטטוס ״שולמה״ + תאריך.

ה.5 חלוקת תקציב חודשית

ה.6 דוחות פיננסיים

• דוח חיובים חודשי.
• דוח גבייה.
• דוח הוצאות לספקים.
• דוח רווחיות לפרויקט.
• תזרים חזוי.

חלק ו׳ — אוטומציות פנימיות

ו.1 על תיקיית TOPME

בתיקיית TOPME במרחב העבודה נמצאים בורדים של הגדרות פנימיות. אסור לעבור לפעול בהם — הם משמשים כתבניות וכ-״מוחות״ של אוטומציות. רק מנהל המערכת נוגע בהם.

ו.2 קטגוריות אוטומציות עיקריות

אוטומציות במכירות

• ליד עם סטטוס ״מאושר״ → יצירת הזדמנות חדשה אוטומטית.
• הזדמנות בסטטוס ״הופקה הצעת מחיר״ → התראה לראש מכירות לבדיקה.
• העלאת קובץ הצעה חתום → סטטוס ל-״התקבלה הצעת מחיר חתומה״ + יצירת הזמנות אוטומטית.
• הזדמנות שלא זזה 14 ימים → התראה.
• יצירת לקוח חדש → יצירת תיקייה ב-SharePoint.

חדשאוטומציה — פתיחת אפסייל מהפרויקטים

• בבורד פרויקטים, שינוי סטטוס ״פתיחת הזדמנות״ ל-״פתח״ + שדה ״תיאור הזדמנות חדשה״ לא ריק →
• יצירת פריט חדש בבורד הזדמנויות עם:
  • שם הזדמנות = שם הלקוח + תאריך + תחילית מ-״תיאור הזדמנות חדשה״.
  • אחראית = קארין.
  • מקור פתיחת הזדמנות = ״פרויקטים״.
  • העברת כל הפרטים מהלקוח (אנשי קשר, מנהל לקוח, היסטוריית עסקאות).
  • קישור חזרה לפרויקט-מקור.
• עדכון סטטוס פתיחת הזדמנות בפרויקט ל-״נפתח״.
• התראה לקארין על הזדמנות חדשה לטיפול.
• אם תיאור ריק → סטטוס ״חסרים פרטים״ + התראה לפותח.

אוטומציות בקליטת לקוח

• הזמנה אושרה (לקוח חדש) → פתיחת קליטת לקוח.
• טופס קליטה הושלם → מילוי שדות אוטומטי.
• קליטה ל-״מאושר ומוכן״ → התראה למנהלי המחלקות + פתיחת מיני-פרויקטים.

אוטומציות בפרויקטונים

• פרויקט חדש עם מחלקה X → פתיחת מיני-פרויקט אוטומטית.
• כל המשימות במיני-פרויקט ״הושלם״ → המיני-פרויקט עובר ל״הושלם״.
• כל המיני-פרויקטים של פרויקט סומנו ״הושלם״ → הפרויקט ל״הושלם״ + ההזמנה ל״סיים״.

אוטומציות בכספים

• הזמנה אושרה → יצירת חשבונית בסטטוס ״טרם הופקה״.
• חשבונית עברה תאריך פירעון → סטטוס ״חורגת״ + משימת מעקב.
• פעם בחודש → יצירת פריטים בחלוקת תקציב חודשית.

אוטומציות בהתראות

• Mention של עובד → דחיפה ל-Inbox + מייל.
• שינוי סטטוס בפריט שאתה Owner → דחיפה ל-Inbox.
• הזדמנות שלא זזה 7 ימים → התראה יומית.
• משימה ב״לאישור לקוח״ מעל 5 ימים → התראה למנהל לקוח.

חלק ז׳ — הרגלי עבודה והנחיות זהב

ז.1 הרגל יומי

• בוקר — בדיקת Inbox + רשימת המשימות שלי.
• בכל סיום משימה — עדכון סטטוס + שעות בפועל.
• בכל שיחה משמעותית עם לקוח — עדכון בפריט הרלוונטי תוך שעה.
• בסוף יום — מבט על המשימות של מחר.

ז.2 הרגל שבועי

• יום ראשון — סקירה של ה-Pipeline / הפרויקטים השבועי.
• פגישת צוות שבועית.
• יום חמישי / שישי — סגירת שעות העבודה השבועיות.

ז.3 הרגל חודשי

• הפקת דוחות לקוחות.
• עדכון בריאות לקוח.
• פגישת חודש פתוחה במחלקה.
• ארכיון של חודש קודם.

ז.4 כללי זהב כלל-ארגוניים

ז.5 שאלות נפוצות

ז.6 קישורים מהירים

• מרחב Sepros - TOPME — דף הבית של ה-CRM.
• בורד פרויקטים — לב התפעול.
• בורד הזדמנויות — לב המכירות.
• בורד טפסי בריפים.
• דשבורד מכירות.
• דשבורד תפעול.

ז.7 סיכום

המערכת בנויה כך שכל פעולה מובילה לפעולה הבאה אוטומטית. כשעובדים נכון — תהליך מליד עד חיוב לקוח חוסך לכם שעות עבודה ידניות בכל חודש. כשעובדים לא נכון — נוצרים פערים: לקוחות בלי בריף, פרויקטים שלא נסגרים בכספים, אפסיילים שמתפספסים.

המדריך הזה הוא הבסיס. שאלות, הצעות לשיפור, או תובנות מהשטח — מועברות לשי או למנהל המערכת ויידרשו עדכון של המדריך.

בהצלחה!